ISN e ISR en nómina: los otros dos impuestos que impactan cada mes
Publicación 22 · Serie: Obligaciones del patrón · Fajardo Cruz Contadores
Nota: Este artículo es una guía de orientación general elaborada por Fajardo Cruz Contadores con base en la normativa vigente a la fecha de publicación. No constituye asesoría legal ni fiscal individualizada. Las tasas, bases gravables y procedimientos varían según el estado y pueden cambiar. Consulta con un especialista para el análisis específico de tu empresa.
🔑 Dos impuestos diferentes, dos naturalezas distintas
En los artículos anteriores cubrimos el costo laboral desde la LFT y las cuotas al IMSS desde la Ley del Seguro Social. En este artículo agregamos los dos últimos componentes que completan el panorama fiscal de la nómina:
• El Impuesto Sobre Nóminas (ISN): un costo directo del patrón, impuesto estatal que se paga sobre las remuneraciones que entrega a sus trabajadores.
• El ISR en nómina: no es un costo del patrón — es un impuesto del trabajador que el patrón retiene y entera al SAT. La obligación del patrón es administrarlo correctamente.
Esta distinción es importante: el ISN incrementa el costo de la nómina para el patrón. El ISR no lo incrementa — es dinero del trabajador que el patrón maneja como agente de retención. Confundir los dos genera errores en el cálculo del costo real por empleado.
🏛️ El Impuesto Sobre Nóminas: el costo estatal que muchos ignoran
El ISN es un impuesto local que cada estado establece mediante su propia legislación. Esto significa que su tasa, su base gravable, sus exenciones y su fecha de pago pueden ser distintos de un estado a otro.
Para empresas que operan en Ciudad de México y Estado de México, las diferencias son relevantes y conviene conocerlas con precisión:
En términos generales, el ISN se calcula sobre el total de remuneraciones que el patrón paga a sus trabajadores. Esto incluye:
• Sueldos y salarios ordinarios
• Horas extras
• Comisiones y bonos
• Gratificaciones y aguinaldo
• Prima vacacional
• Otras percepciones que constituyan remuneracín al trabajo
Sin embargo, cada legislación local define con precisión qué conceptos integran la base y cuáles quedan excluidos. Un caso concreto que ilustra la importancia de conocer la legislación de cada estado:
La PTU (Participación de Utilidades a los Trabajadores) tiene un tratamiento diferente según el estado: en la Ciudad de México no forma parte de la base gravable del ISN. En el Estado de México sí grava. Una empresa que opere en ambas entidades y aplique el mismo criterio para las dos está calculando incorrectamente el ISN en alguna de ellas.
El ISN es el impuesto que con mayor frecuencia aparece omitido o mal calculado en revisiones de autoridades estatales. Empresas con varios años de operación que nunca se registraron en el padrón del ISN enfrentan adeudos acumulados significativos cuando son revisadas. Regularizarse antes de una revisión siempre es menos costoso que hacerlo después.
Cómo afecta el ISN al costo por empleado
El ISN es un porcentaje sobre la nómina total que el patrón paga adicionalmente al salario. No se descuenta al trabajador — lo absorbe completamente el patrón.
• Una empresa en CDMX con nómina mensual de $500,000 paga $20,000 mensuales de ISN (4%)
• La misma empresa en EdoMex pagaría $15,000 mensuales (3%)
• Si opera en ambos estados, calcula el ISN por separado para cada entidad según los trabajadores y remuneraciones de cada una
Para efectos del cálculo del costo por empleado, el ISN se distribuye proporcional a la nómina. Si la nómina total es de $500,000 y hay 25 empleados con sueldo promedio de $20,000, el costo del ISN por empleado en CDMX es de $800 mensuales adicionales al sueldo.
🧾 El ISR en nómina: el patrón como agente de retención
El ISR (Impuesto sobre la Renta) que aparece en los recibos de nómina no es un costo del patrón. Es un impuesto que le corresponde pagar al trabajador sobre sus ingresos por salario. El patrón simplemente lo retiene en cada pago y lo entera al SAT.
Lo que sí es una obligación del patrón — y una que tiene consecuencias importantes si se incumple — es administrar correctamente esa retención.
Cómo se calcula el ISR a retener
El ISR en nómina se calcula aplicando las tablas y tarifas que publica el SAT para cada período de pago. El monto depende del nivel de ingreso del trabajador: a mayor ingreso, mayor tasa de ISR.
• El cálculo usa la tarifa del ISR del período correspondiente (semanal, quincenal o mensual)
• Se aplica el subsidio al empleo para trabajadores con ingresos bajos, que reduce o elimina el ISR a retener
• En diciembre se realiza el ajuste anual del ISR, que puede generar un cargo adicional o una devolución al trabajador
El ISR no calculado correctamente genera dos problemas: si se retiene de más, el trabajador pierde dinero que le correspondía. Si se retiene de menos, el patrón tiene una brecha frente al SAT que puede convertirse en crédito fiscal. El ajuste anual de diciembre existe precisamente para corregir estas diferencias acumuladas durante el año.
El CFDI de nómina: la obligación que conecta todo
Cada pago que se hace a un trabajador debe estar respaldado por un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina. Este documento es obligatorio, tiene efectos fiscales para el patrón y es la evidencia del ISR retenido.
• Sin CFDI de nómina, el patrón no puede deducir el gasto de nómina ante el SAT
• El CFDI debe emitirse en cada período de pago, no al final del mes ni de forma retroactiva
• Debe incluir correctamente el desglose de percepciones y deducciones de cada trabajador
• La versión vigente es el CFDI 4.0 — los CFDIs en versiones anteriores ya no tienen validez fiscal
La correcta emisión del CFDI de nómina es uno de los puntos que más revisa el SAT en auditorías a empresas con personal. Errores en el complemento de nómina, percepciones mal clasificadas o CFDIs emitidos fuera de tiempo son los hallazgos más frecuentes.
📋 Resumen: quién paga qué en la nómina
Después de cuatro artículos ya tenemos identificados todos los componentes. Aquí está el resumen de quién absorbe cada costo:
Costos que paga el patrón:
• Sueldo bruto del trabajador
• Cuotas patronales al IMSS (enfermedad, invalidez, guarderías, riesgo de trabajo, retiro, cesantía y vejez)
• Aportación patronal al INFONAVIT (5%)
• Impuesto Sobre Nóminas del estado (4% en CDMX, 3% en EdoMex)
• Prestaciones de ley: aguinaldo y prima vacacional (las vacaciones sustituyen el sueldo, no se suman)
Costos que paga el trabajador pero administra el patrón:
• Cuota obrera al IMSS (el patrón la descuenta del sueldo y la entera al IMSS)
• ISR sobre su ingreso por salario (el patrón lo retiene y lo entera al SAT)
Una confusión común: algunos patrones creen que el ISR es un costo de la empresa porque ellos lo pagan al SAT. No lo es. Es dinero del trabajador que el patrón maneja temporalmente. Lo que sí es costo del patrón es el ISN, que no tiene ningún equivalente en el trabajador.
🎯 Lo que sigue en la serie
Con los cuatro artículos de la serie ya tenemos todos los componentes identificados:
• LFT: salario, SDI, prestaciones fijas, variables y opcionales
• IMSS: SBC, cuotas patronales y tabla de cesantía hasta 2030
• ISN: costo estatal directo del patrón
• ISR: retención del trabajador que el patrón administra
• Artículo 23 — El costo total desglosado: todos los componentes sumados en una sola tabla para que el empresario vea el número completo.
• Artículo 24 — Departamento de nómina interno vs. outsourcing: la comparativa con números reales que muy pocos hacen.
Este contenido es una guía de orientación general elaborada por Fajardo Cruz Contadores con base en la normativa vigente. No constituye asesoría legal ni fiscal individualizada. Las tasas y bases gravables del ISN varían por estado y pueden cambiar anualmente. Para el análisis específico de tu empresa, consulta con un especialista certificado.
¿Quieres verificar que tu ISN y tu CFDI de nómina están calculados y emitidos correctamente? En Fajardo Cruz hacemos la revisión preventiva. Más de 20 años en nómina, auditoría y dictamen IMSS. contacto@fajardocruz.com · fajardocruz.com